Определились с целями и задачами мероприятия, поняли свою целевую аудиторию, написали концепцию? Пора переходить к выбору места проведения.
АНАЛИЗ ПЛОЩАДКИ
Будь ваше мероприятие деловым или торжественным, личным или корпоративным, детским или взрослым, ключевой выбор, который предстоит сделать – выбор места его проведения. Ни одно из событий невозможно представить в отрыве от места проведения. Площадка это базис, неотделимая часть мероприятия.
Факторы, которые следует проанализировать при подборе площадки:
- Соответствие целям, задачам и тематике планируемого мероприятия;
- Соответствие количеству, статусу и интересам приглашённых гостей;
- Местоположение и доступность. В городе или за городом, в помещении или на открытом воздухе – организаторы, участники и гости хотят легко и без проблем добраться до территории, припарковать автомобиль, осуществить погрузку/разгрузку декораций, дойти до места и зарегистрироваться;
- Качество предоставляемых услуг. Безупречно чистый зал, вежливые администраторы и хостесс, необходимый объём услуг и приятные бонусы, максимальная ориентированность на потребности участников мероприятия, персональный менеджер;
- Универсальность и “подстраиваемость” площадки – нейтральный дизайн, большое количество вариантов рассадки гостей и зонирования, возможности декорирования, необходимые подсобные помещения. Возможность дать комплекс услуг или некоторые на ваш выбор;
- Дополнительные пункты: наличие wi-fi, экрана и проектора, системы противопожарной безопасности, пультовой охраны и прочее;
- Стоимость площадки.
Елена Продиус, ивент-эксперт, директор компании “Адвиатор”: В моей практике был случай, когда тематика мероприятия и площадка выбирались параллельно двумя разными группами людей. Приехав на место, мы поняли, что гангстерская вечеринка в русском народном тереме будет смотреться неуместно. Ресторан был уже забронирован и тематику пришлось поменять.
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ, ВЗАИМНЫЕ ВЫГОДЫ
Выбирая площадку, постарайтесь подойти к процессу комплексно, подумайте, чем и как вы можете помочь площадке и на какие уступки согласны пойти для вас. Будьте честны со своими контрагентами, не обещайте со своей стороны невозможного, не старайтесь выбить максимальные скидки и урвать выгодные условия. Речь идёт о взаимовыгодном обмене и повышении удовлетворения от сотрудничества.
Например, вы одна из организаций в составе холдинга и в случае успешно проведённого мероприятия площадка получит будет рекомендована в качестве приоритетной для остальных организаций.
Или вы невеста, у которой есть блог с пятью тысячами подписчиков. Подготовка и празднование вашей свадьбы и место проведения обязательно будет упомянуто с искренней рекомендацией.
А может вы ивент-агентство, и событие пройдёт при информационной поддержке всех городских СМИ, которые в свою очередь осветят и площадку.
Конечно в таком случае площадка может пойти навстречу и предоставить вам эксклюзивные условия – удобный график монтажа, помощь своих специалистов, бесплатный wi-fi, полноценное рабочее место, и конечно же скидки и бонусы.
ГДЕ МОЖНО ПРОВЕСТИ МЕРОПРИЯТИЕ
Банкетный зал, ресторан, кафе, турбаза – да, именно здесь проводится наибольшее количество мероприятий. Когда стоит задача удивить, сделать нестандартно и оригинально, то рассмотрите эти места:
ЛЕДОВЫЙ ДВОРЕЦ/КАТОК
Пригласите своих партнёров или коллег на ледовое корпоративное мероприятие или презентацию.
Компания “Байерсдорф” подчеркнула семейность и заботу торговой марки NIVEA, организовав во всей России массовые катания на открытых катках, а также акцию “Голосуй за свой каток” в поддержку заброшенных дворовых хоккейных “коробок”.
БИБЛИОТЕКА
Сейчас многие даже не знают, что такое библиотека и как в неё пройти, и это совсем не мешает проводить там по-настоящему захватывающие мероприятия.
АВТОСАЛОН
Здесь постоянно проводятся презентации и тест-драйвы, а почему бы не провести свадьбу? Тем более если молодожёны – поклонники одной и той же марки автомобиля.
В Казахстане в автосалоне Subaru состоялась свадьба горячих поклонников этого бренда. Свадебный кортеж состоял из автомобилей марки Subaru.
В ЧИСТОМ ПОЛЕ (англ. in the middle of nowhere)
Там, где не ступала нога человека, там где много свободного места и нет занятых дат.
БАССЕЙН
Пальмы, шезлонги, надувные матрасы и всё, что напоминает о курортах и отдыхе. Гости не обязательно должны купаться, можно смотреть на синхронное плавание или соревноваться в управлении радиоуправляемых катеров.
Показ коллекции “Хармагедон” российского дизайнера Яны Недзвецкой на Неделе моды в Москве прошёл в бассейне. VIP-гости наблюдали за перфомансом, находясь под водой в гидрокостюмах и аквалангах.
КРЫША ЗДАНИЯ
Свидания, фотосессии и даже презентации автомобилей.
В разное время презентации таких автомобильных марок как Audi A6 и Jaguar XE были проведены на крышах торговых центров. Презентация автомобиля Ford Mustang состоялась на “крыше мира” – самом высоком строении, 828 метровом небоскрёбе “Бурдж-Хали́фа” в Дубае.
ЗАБРОШЕННЫЕ ПОМЕЩЕНИЯ, АНГАРЫ
Место для рейв-вечеринок и масштабных нестандартных проектов.
ПЛЯЖ
Празднуем весёлые, солнечные и жаркие дни.
Республика КаZантип — наиболее известный ежегодный музыкальный фестиваль электронной музыки на территории бывшего Советского Союза. На фестивале играет клубная и электронная музыка, на танцполах фестиваля выступают диджеи и музыкальные коллективы из различных стран мира.
СПОРТИВНЫЙ КЛУБ
Отличное место проведения корпоратива и спортивных соревнований это тир, боулинг, фитнес клуб или даже спортзал.
После прочтения этой статьи выбирать площадку для любого мероприятия вам станет проще и понятнее. Ведь для каждого концерта или выставки,