Ивент агентство – перепродавец или создатель смыслов?

Adviator

8 лет назад

История событийного маркетинга в России насчитывает чуть более 20 лет, в Европе и Америке в 5-10 раз больше. Ивент-индустрия находится в самом начале своего развития, профессионалов в ней мало, осведомленность о данной области в обществе низкая. Ивент агентство принимают за перепродавца услуг и ненужного посредника между Заказчиком и Исполнителем, что часто порождает негативное отношение. Что такое ивент агентство и зачем оно вам, разберёмся в этой статье.

Ивент агенство: услуга, а не набор компонентов

Подход к ивенту как к простой сумме слагаемых – ведущий, звук и шарики утратил свою актуальность. На данный момент событийный маркетинг является средством достижения целей в бизнесе и жизни, рабочим инструментом и даже способом менять реальность. Сегодня, чтобы достучаться до людских умов и сердец недостаточно набора стихийных разрозненных компонентов. Каждому событию нужна концепция, режиссура и профессиональные исполнители.

Проведя аналогию с рестораном можно сказать, что приходя в событийное агентство вы покупаете не отдельные продукты, а услугу для решения ваших целей и задач, также как приходя в ресторан, заказываете не 200 граммов грибов и 10 грамм сливок, а жульен.

Вы проводите Масленицу и вам нужен скоморох, который будет раздавать гостям блины. “Расшифруем” услугу. Скоморох это промоутер мужского пола с санитарной книжкой; аренда яркого чистого опрятного костюма; определённое количество блинов, испечённых с соблюдением санитарных норм; аренда термоконтейнеров для сохранения блинов горячими; покупка одноразовой посуды, перчаток и салфеток для раздачи блинов, расходы по поиску и инструктажу персонала; доставка, хранение и возврат в надлежащем виде имущества, взятого в аренду. Вот такой комплекс услуг скрывается за одной строкой сметы.

Креатив и наилучшее решение

Иногда, изобретая велосипед, люди не используют возможность прокатиться на электрокаре.

Обобщая свой лучший опыт и опыт других агентств, изучая мировые тенденции, обсуждая проблемы в профессиональных сообществах, ивент агентство предлагает вам только те концепции и те варианты их реализации, которые приведут вас к максимальному результату.

Экономия

Обратившись в ивент агентство для проведения события вы скорее всего сэкономите. Мы экономим ваши деньги, время и нервы, хотя последние два ресурса вы можете назвать условно бесплатными. Очень часто, увидев смету агенства, люди не понимают, почему цена выше, чем им кажется должна быть. Ответ очень прост – не имея опыта проведения мероприятий Заказчики пропускают аспекты, которые нужно учитывать и закладывать в смету. Например, демонтаж оборудования:

Вы с водителем компании привезли на свой праздник декорацию, которую вечером перед началом собрал технический директор. Это произошло бесплатно, за счёт усилий сотрудников. Коллектив отгулял и разошёлся по домам далеко за полночь, в 10 утра вам звонят из ресторана, потому что декорация мешает подготовке к следующему банкету, её нужно разобрать и увезти. Водитель и технический директор трубку не берут. Вам срочно нужно найти и оплатить услуги демонтажа и доставки.

Часто при подготовке пропускают вероятность того, что что-то пойдёт не по плану. И чем больше событие, тем больше для него риск “неплановых” ситуаций. Даже одна севшая батарейка в микрофоне может полностью изменить ход действа, и вы будете готовы выложить любые деньги, лишь бы кто-то прямо сейчас достал вам её. Вспомните, ещё вчера, при составлении сметы, вы убрали статью “непредвиденные расходы”.

За счёт чего происходит экономия:

Реальные цены на услуги ивент-рынка. Ведущий при заказе через агентство может стоить вам в 2-2,5 раза дешевле;
Тонкости оказания услуг. По статистике за один только пункт “Меню” заказчики переплачивают в 1,5-2 раза;
Сроки оказания услуги. Листовка, напечатанная заранее “офсетом” может стоить в 10 раз дешевле, чем напечатанная “в цифре”;
Объёмы и договорённости. Исполнители более лояльны к агентству, с которым они работают давно и часто, чем к “случайным” заказчикам. Цены и сроки отличаются в меньшую сторону.
Один договор – один счёт. Снижается количество встреч и переговоров, вы экономите время.
Сторонний ресурс. Вы и ваши сотрудники выполняют свои прямые обязанности, нет отвлечения от производственных процессов.

Ответственность

Когда вы проводите мероприятие сами, есть риск потерять время, деньги и своих сотрудников из-за возложенных на них несвойственных обязанностей. Полномочия и обязанности агенства, стоимость услуг и многое другое прописано в договоре. За неоказанные или недобросовестно оказанные услуги есть штрафы и санкции. Таким образом при неполучении нужного результата вы застрахованы от неоправданных расходов и кадровых потерь.

Доверие

Пожалуй, это самый важный пункт. Любая услуга подразумевает, что Заказчик доверяет Исполнителю.

Завышенные цены, скрытые комиссии, нечистоплотность агентств негативно влияют на репутацию как отдельно взятого агентства, так и всю индустрию в целом. Поэтому портал adviator.org придерживается мнения, что работать нужно с зарекомендовавшими себя компаниями.

Поддерживая диалог во время планирования, разработки, подготовки и проведения мероприятия вы сводите к минимуму возникновение внеплановых ситуаций.

К сожалению, нельзя сравнить мероприятие проведённое с агентством и без него, так как ивент происходит здесь и сейчас и два одинаковых события сделать нельзя. Самый большой риск это потерять событие целиком. Ваше право – провести событие своими силами или обратиться к профессионалам. Если вы склоняете ко второму варианту – звоните 8(922)8455552, мы будем рады вам помочь.