Корпоративные мероприятия настолько разнообразны, что их объединяет только одно – у любого мероприятия всегда есть организатор. Иногда организатор находится внутри компании, хотя мы придерживаемся мнения, что все непрофильные услуги нужно отдавать на аутсорсинг. Как понять, справитесь ли вы с организацией мероприятия сами или вашей компании нужен подрядчик? Как отличить простое мероприятие от сложного? Как найти подрядчика по организации мероприятия? Ответы читайте в этой статье.
ПРОСТОЕ ИЛИ СЛОЖНОЕ
Чем проще мероприятие, тем легче вам организовать его самостоятельно. Например, собрать несколько сотрудников для награждения внутри компании с последующим чаепитием. Усложняем?
1. Концепция мероприятия
Вовлечение большого количества участников, СМИ, органов власти имеет больше шансов на успех при наличии яркой, отвечающей целям мероприятия концепции. Общее пресыщение людей развлекательно-праздничными мероприятиями диктует жёсткие условия. Чтобы выделиться, собрать нужную аудиторию и получить заданную эффективность, нужно обладать специализированными знаниями в event* и многих смежных сферах.
2. Участники мероприятия:
- внутренняя или внешняя аудитория. Мероприятие для сотрудников организовать не легче, но возникшие оплошности останутся внутри компании. Мероприятие для внешней аудитории с широким освещением в СМИ должно по возможности пройти безупречно.
- чем больше количество задействованных людей, тем сложнее их организовать. Выступающие, спикеры, приглашённые гости, представители спонсоров и власти, важные персоны – каждой из этих категорий нужно уделить время и внимание до, во время и после события;
- сложность возрастает с увеличением статуса вовлеченных персон. Популярный российский певец, известный общественный деятель или политик, попадающий под контроль ФСО – кого вы захотите видеть на своём празднике? Некоторые из названных персон способны кардинально и не единожды изменить ход вашего мероприятия;
- если участники из разных городов и стран, то состыковать их приезды/прилёты будет непросто. Чем больше иногородних, тем выше риск того, что кто-то не приедет или опоздает на мероприятие из-за погодных или иных неблагоприятных условий.
Саммит G8 (“Большой восьмёрки”) – неофициальный форум глав государств и правительств, проходящий по очереди на территории стран – председателей союза. Сложнейшее мероприятие с беспрецедентными мерами безопасности и наивысшим статусом участников, в ходе которого осуществляется согласование подходов к актуальным международным проблемам.
3. Длительность мероприятия
Подготовка к мероприятию, которое длится 7-8 часов занимает от 2-х недель до месяца. Чем длиннее мероприятие и насыщеннее его программа, тем больше усилий и/или денег придётся затратить.
4. Место проведения
Отдалённое/труднодоступное/незнакомое/новое место это потенциальные сложности с навигацией, доставкой и оповещением участников, логистикой перемещений, монтажом оборудования. Максимальная сложность это когда вы решили провести мероприятие “in the middle of nowhere”. Эта английская идиома в терминологии организаторов используется, когда нужно устроить что-то там, где нет никакой инфраструктуры – дорог, электричества, воды и канализации.
Burning man “Горящий человек”- фестиваль радикального самовыражения, событие, проходящее каждый год в США в пустыне Блэк-Рок. Уникален своей самобытностью, в том числе и тем, что каждый участник берёт на себя ответственность за обеспечение себя всеми необходимыми ресурсами: водой и едой, одеждой и местом ночлега, а также уборкой пустыни от любых следов своего пребывания в ней. Количество участников фестиваля в 2015 году превысило 70 000 человек.
5. Бюджет
Маленький бюджет способствует развитию креативного подхода, большой при грамотном планировании позволяет уменьшить количество усилий, вложенных в мероприятие и усилить wow-эффект. Одним из прямых показаний к поиску event-подрядчика является крупный бюджет и наличие большого количества мелких затрат с долгими согласованиями по большинству пунктов сметы.
6. Исполнители/Контрагенты
У каждой графы вашей сметы есть физический исполнитель, это частное лицо или компания. Хорошо, если таких компаний немного и все они проверены или рекомендованы вам. Если же большинство исполнителей являются частными лицами и у вас нет опыта работы с ними, то задумайтесь о том, чтобы делегировать мероприятие event-агентству.
САМОСТОЯТЕЛЬНО ИЛИ С ПОДРЯДЧИКОМ
Предварительно оценив сложность мероприятия, оцените ресурсы вашей компании:
Люди:
- есть ли в компании должность event-менеджера или иная должность со схожими функциями;
- справится ли event-менеджер с координацией задействованных людей и происходящих процессов;
- насколько в подготовку будут вовлечены другие сотрудники компании и сколько их;
- достаточно ли этого количества для организации и проведения качественного мероприятия;
- скажется ли это на выполнении ими основных обязанностей;
- превысят ли потенциальные плюсы от подготовки и проведения мероприятия минусы от невыполнения основной работы.
Опыт:
- обладают ли ваши сотрудники опытом проведения подобных мероприятий;
- есть ли у вас налаженные контакты, отработанные схемы взаимодействия с исполнителями;
- учтены ли все аспекты мероприятия или что-то внезапно “всплывет” позже;
- есть ли эксперт, способный проконсультировать вас, если возникнут вопросы.
Время:
- достаточно ли времени на подготовку, с учётом всех нюансов
Деньги:
- грамотно ли составлена смета, предусмотрены ли резервы на непредвиденные расходы;
- соответствует ли смета поставленным целям;
- есть ли возможность получить специальные цены и скидки на услуги при надлежащем качестве;
- есть ли возможность привлечь спонсоров и соорганизаторов.
Наличие прочих ресурсов:
- административный, позволяющий, например, получить бесплатно и в короткий срок нужные разрешения;
- хозяйственный, наличие оборудование или иных материальных ценностей, востребованных на мероприятии;
- информационный, например, клиентские базы данных или сайт с высокой посещаемостью, позволяющие пригласить людей.
Если на большинство вопросов вы ответили отрицательно, то при проведении мероприятия вам нужен подрядчик.
КАК НАЙТИ ПОДРЯДЧИКА
Выбрать то самое event-агентство, которое станет вашим подрядчиком при проведении мероприятий это ответственный шаг. Соберите отзывы и рекомендации, узнайте срок работы компании-подрядчика на рынке, опыт работы с федеральными компаниями и специализацию агентства. Помните, что универсальных компаний, которые делают “всё, для всех, всегда” не существует, это неумение расставлять приоритеты.
Встретьтесь с представителями выбранных вами агентств и определите для себя два-три наиболее соответствующих вашим требованиям. Если есть возможность, вовлекайте агентства в процессы взаимодействия до начала основной работы по мероприятию, это позволит выстроить эффективные модели коммуникации, собрать экспертные мнения по вашей проблематике, посмотреть людей “в деле”.
Выбрав подрядчика, старайтесь работать в атмосфере доверия и настройтесь на процесс взаимной притирки. В большинстве случаев “обучить” агенство работать с вашей компанией на долгосрочной основе выгоднее, чем искать нового подрядчика на каждое следующее мероприятие.
Удачи вам, ответственных подрядчиков и эффективных мероприятий!
*event – англ.«событие», сфера организации мероприятий и всего, что с этим связано.