Смета. Сколько копий сломалось на этом слове, сколько креативных идей разбились вдребезги, сколько компаний остались без заказов… Итак, вы Заказчик, и перед вами СМЕТА.

СООТВЕТСТВИЕ ЦЕЛЯМ И ЗАДАЧАМ МЕРОПРИЯТИЯ

Честно скажем, соблазн сказать “дорого” и начать торговаться возникает почти у всех Заказчиков. Это можно сделать даже не открывая смету. Однако если вы поставили перед организатором чёткие цели и задачи, то концепция и смета мероприятия должны им в полной мере соответствовать. Организатор-профессионал подбирает оптимальный вариант для достижения цели и обоснует любой пункт сметы. Он знает, сколько часов мероприятия не утомит гостей, какие блюда в каком количестве заказать на фуршет, каких журналистов и блоггеров пригласить на мероприятие. Минимизация затрат на мероприятие и максимизация эффекта – это то, ради чего вы и обращаетесь к профессионалам.

ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ УСЛУГИ/ТОВАРА

Пункты смет от разных подрядчиков одинаковые, а сумма различается. Как сравнивать, если у одного агентства Денис М. за 5 000 рублей, а у второго Денис М. за 500 000 рублей? Согласитесь, первый вариант экономичнее. Если не знать, что первый это баянист-любитель, изредка подрабатывающий в сельском клубе, а второй – Денис Мацуев,  российский пианист-виртуоз и народный артист РФ. Именно поэтому в смете подробно прописываются сроки работы, объём оказываемой услуги и её описание, исполнители и их профессиональные навыки. Например, подробнее о классификации ведущих здесь. Уточняйте квалификацию и другие нюансы по каждому пункту, экономия в цифрах может заметно ухудшить реализацию вашей стратегии.

ЗАПЛАНИРОВАННЫЕ РАСХОДЫ

Комплекс

Каждая услуга это комплекс действий. Так, например, скоморохи, раздающие бесплатные пироги это: официанты с санитарной книжкой, примерка аренда или пошив костюмов, специальный грим, изготовление и доставка пирогов, покупка тары и салфеток для раздачи, комната для переодевания, кухня для хранения пирогов, транспортные расходы и связь. Всего один пункт сметы может включать в себя работу 4-х и более подрядчиков.

План Б

При подготовке мероприятия учитываются “узкие” места и предусматривается возможность быстрого реагирования на возникшие проблемы. Например, некоторые области нашей страны относятся к регионам с неблагоприятными погодными условиями. Понимая это, организатор может занести в смету плащ для каждого гостя или аренду тента. Да, на этом можно сэкономить, понимая, что в случае, если что-то пойдёт не так, запасного варианта не будет.

Всё учтено

Значит в смету внесен не только монтаж конструкций, но и их демонтаж; оплаченное время работы коллективов, сотрудников и подрядчиков включает в себя вероятное ожидание и простои; просчитаны и учтены самые вероятные риски; внесено рабочее время, которое будет посвящено постотчётности и документации.

НЕПРЕДВИДЕННЫЕ РАСХОДЫ

Обычно этот пункт стараются порезать до нуля, считается, что незапланированных расходов в принципе быть не может. Подобный подход характерен для людей, которые сталкивались с организацией мероприятий в очень ограниченном масштабе. Чем крупнее событие, тем выше коэффициент неопределённости, выше риск наступления форс-мажорных обстоятельств. Стандартно в смету закладывается 3-5% от общей суммы. Съэкономили – замечательно. Хуже, если сломалась “газель” с оборудованием, а экстренные расходы на вызов запасной не заложены.

ГАРАНТИИ

Один из спорных моментов сметы это оплата специалистов, услуги которых стоят выше среднерыночных. Почему мы должны заплатить этому фотографу на 20% выше, чем другому? Ответ обычно лежит в плоскости сохранения нервных клеток. Когда мероприятие сложное, то вы платите тем, кто справится с задачей лучше других. Если фотографу новичку необходимо написать подробное ТЗ, водить его буквально за руку и показывать, что именно снимать, то опытный “стрелок” поймает именно те кадры, которые так нужны для ваших гостей, сайта и прессы.

СКРЫТЫЙ ЗАРАБОТОК АГЕНТСТВА

Агентство, которое дорожит своей репутацией и отношением с заказчиком не пойдёт на подлог и скрытые заработки. Цифры разнятся из-за того, что одно агентство учитывает комплекс, а второе не учитывает. В итоге получается, что тот, кто предложил цену намного дешевле, может обнаружить, что не учёл некоторые расходы, например услуги кейтеринга внёс в смету без доставки. Значит эту сумму ему придётся выплатить из своего заработка. Уменьшение суммы негативно отразится на мотивации агентства при выполнении работ.

ЗАРАБОТОК АГЕНТСТВА

К сожалению до сих пор есть Заказчики предполагающие, что рабочее время сотрудников агентства ничего не стоит и за месяц подготовки проекта с участием пяти специалистов-координаторов агенство с радостью получит 10 000 рублей. Поэтому до сих пор существуют и агентства, готовые в каждую строку сметы закладывать свои интересы. Также многие Заказчики считают, что 15% от общей суммы сметы, обозначенных как услуги по организации и проведению мероприятия, это прибыль агентства и настаивают на снижении процентов. В ивент индустрии сметы очень детальные и прозрачные, именно 15% пытаются ужать, как наиболее непонятную графу. Предлагаем вам посмотреть, что туда входит.

У всех компаний есть расходы, и ивент-агенство не исключение. Налогообложение, содержание расчётного счёта, аренда офиса, зарплата сотрудникам, расходы на бензин и сотовую связь – это только вершина айсберга. Любой участник рынка хочет также получать прибыль от своей деятельности. И всё это должно уместиться в 15%. Для агентства выгоднее считать трудо- и иные затраты по каждому проекту и выставлять их отдельной строкой сметы как “менеджмент проекта” или “организаторские расходы”.

ВЫВОДЫ

Выбрать себе надёжного партнёра в сфере организации мероприятий нелегко. Если вы не нашли времени пообщаться с исполнителем и донести до него ваши ценности, цели и задачи, если вы не хотите диалога и не доверяете выбранным вами же профессионалам, то смета превращается в малозначительную бумажку с набором случайных цифр. Вы ищете волшебника, который должен угадать ваши желания и сотворить чудо, но скорее всего нарвётесь на сказочника.

Главным в смете был и остаётся диалог Заказчика и Организатора мероприятий. Прежде чем “резать косты” и торговаться, давайте попытаемся найти общий язык. Эффективных вам мероприятий!